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職場技巧:如何高效利用職場辦公時間
時間:2011/6/8 16:22:11 來源:世界經理人辦公伙伴


       如何在工作中提高工作效率是大家經常遇到的一個問題。談及工作效率就不可避免的要提到工作時間的概念,每人都是一天八小時,有些人經常一天下來,發現好像什么有意義的事情都還沒做過,卻無端端地就耗了一天時間了,這也算變相的浪費生命吧。這里我們不妨看看職場中我們的“生命”是如何溜走的,想想怎樣才能在職場中節約“生命”。

    浪費時間的情況可包括以下例子:

    對手上的工作拖延耽擱;

    不斷的來電,不懂得先篩選一下,然后又疲于奔命地回電,還有那些不必要的電郵;

    文件擺放位置不清楚,結果花許多時間在找文件,找東西;

    沒有把工作分配給別人,結果自己在做下層的工作;

    還有應付不速之客、發白日夢、等候來訪者、內部爭議、溝通錯誤、開會太多等。

    想要善用職場時間,可以考慮以下建議:

    做完決定之后,馬上開始行動;

    如果有秘書的話,盡量把那些可以由她來做的事情分配給她做;

    經常問自己:現在我應該最好做些甚麼呢?然后動手;

    按事情的輕重緩急制定你每一天的工作流程,把每天要做的事情列成一張清單;

    注意清單內的事項,不斷地對事情的緩急作調整,逐一解決;

    處理案頭工作的時候,思路要有系統,工作要有確定的期限,并于限期前完成;

    控制每日的電話次數和時間,可讓別人回覆的電話,就讓他們做,不要成為電話接線生;

    要有清楚記錄工作流程、文件,記錄的系統,還要有一個幫助記錄的后援系統,有助記憶的日記簿及電腦,事事清楚井井有條;

    限制個人的閑談時間,不隨便流連在茶水間;

    制定每日的時間預算,日常的檢查、處理文件、會議記錄、固定的工作督導、培訓、檢討等,特發性事件,及創意思維時段,對這一切的工作都要有合理的安排,使其有序而又交叉進行,懂得善用時間,就是職場的求生本領之一。

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